Automatisk antagning och turordning

Deltagare kan automatisk antas till aktiviteter utifrån satta begränsningar som min- och maxantal deltagare. Detta genom att under ”9. Avancerat” i inställningarna för en aktivitet välja ”Automatisk regelstyrd antagning” i rullgardinsmenyn ”Metod/rutin för antagning vid webbanmälan”. Det går även att ställa in valet för flera aktiviteter genom att på sidan Aktiviteter välja ”Ändra många rader samtidigt” och i rullgardinsmenyn ”Med markerade” välja Antagningsmetod.

Anmälningar utan varningsflaggor antas eller placeras i kö

Vid anmälan försöker systemet först identifiera eventuella problem såsom tidigare förfallna avgifter, ej uppfyllda nivåkrav mm. Hittas inga problem kommer anmälan att antas eller placeras på kö beroende på de platsbegränsningar som satts.

Krav på medlemskap

För aktiviteter med krav på medlemskap kommer både medlemmar och de som inte är medlemmar antas automatiskt. De som redan är medlemmar vid anmälan har inte heller förtur. Utan denna begränsning innebär enbart att de som inte är medlemmar behöver betala medlemsavgiften samtidigt som avgiften för aktiviteten.

Anmälningar med varningsflaggor lämnas för manuell hantering

Om en deltagare inte uppfyller nivåkraven för att delta i aktiviteten, har tidigare förfallna avgifter eller andra problem som finns registrerade i systemet så kommer inte personen att antas eller placeras i kö. Istället kommer anmälan att lämnas för manuell granskning av administratörer.

Om anmälan är ok att anta trots de identifierade problemen så behöver administratören godkänna anmälan. Det görs genom att deltagaren manuellt antas till aktiviteten eller placeras i kö. Så snart anmälan är placerad i kö kommer systemet att betrakta anmälan som ok att anta i mån av plats, oavsett varningsflaggor för ej uppfyllda kursvillkor.

Även om anmälan inte antas eller placeras i kö kommer en plats att hållas till anmälan på samma sätt som om den hade placerats i kö. Detta för att inte platsen skall gått förlorad redan innan en administratör fått chansen att säga att anmälan ändå är ok att anta. För att frisläppa platsen till andra som anmäler sig efteråt behöver deltagare avanmälas.

Könummer endast för prioriterad kö

Den automatiska antagningen fungerar utmärkt utan att några könummer tilldelas. Saknas könummer går systemet istället på tidpunkten för anmälan. Tidpunkten för anmälan kan också redigeras manuellt vilket kan vara aktuellt om anmälningar inte gjorts direkt i systemet utan exempelvis pratats in på en telefonsvarare eller tagits upp på en anmälningslista på papper.

Vill man prioritera vissa deltagare kan dessa tilldelas könummer. De kommer då att antas före alla anmälningar utan könummer. Lägst könummer antas först. Könumren behöver inte alls börja på siffran ett eller följa på varandra utan systemet tittar endast på könumret i relation till andra könummer.

Alla på kö till det att minimiantalet uppnåtts

Om det i aktivitetsinställningarna angetts ett minsta antal deltagare på en aktivitet antas ingen automatiskt till aktiviteten innan det minsta antalet deltagare uppnåtts.

Även om en plats reserverats för ej handlagda anmälningar räknas dessa inte med i underlaget för minsta antalet deltagare. Inte heller räknas personer som antas först vid betalning in i underlaget. Endast antagna deltagare och deltagare placerade på kö räknas med i underlaget.

Eftersom alla deltagare som anmält sig innan minimiantalet uppnåtts kommer att få köbesked så rekommenderar vi att ni undviker att ange ett minimiantal om ni redan från början är övertygade om att minimiantalet kommer att uppnås.

Om fler kan antas från kö kontrolleras automatiskt

Kontroll görs en gång per dag om det har skett förändringar som gör att fler deltagare kan antas automatiskt. Till exempel om någon avanmäler sig till en fullbokad kurs eller att att alla på kö kommer att antas om minimiantalet uppnås till en kurs.

Paranmälan

Om det enbart finns en ledig och plats och nästkommande på tur är den första anmälda i en paranmälan så kommer deltagaren inte bli antagen men en plats reserveras. Detta så att administratörer kan bestämma om den första singelanmäld på tur efter paret ska bli manuellt antagen eller om den första i paret ska bli antagen. Det går även att avvakta och se om någon mer plats blir ledig och i så fall kommer båda i paret automatisk bli antagna.

Dansroller

För dansorganisationer som har aktiviteter med dansroller går det att kombinera med automatisk antagning. Systemet utgår då från de villkor som angetts i aktivitetsinställningar för tillåten snedfördelning. Om exempelvis 20 procent snedfördelning tolereras och det är fler följare än förare anmälda så kommer systemet att tillåta att en extra följare antas automatiskt så snart det finns 4 följare antagna eller på kö. Systemet antar däremot inte automatiskt fler singelanmälda efter att det maximalt tillåtna antalet par uppnåtts, oavsett om det finns en snedfördelning angiven som i princip tillåter att fler singelanmälda skulle antas.

Så länge en kurs inte blir full har alla som anmält sig som par en garanterad plats. Däremot går inte ett par före två singelanmälda förare och följare som båda anmält sig innan paret.